Bạn đang theo dõi phần 2 của loạt bài “Một số gợi ý giúp bạn thâm nhập thị trường Nhật Bản”, để theo dõi phần 1 vui lòng nhấn vào đây.
Trước khi bước vào đàm phán với công ty Nhật bạn nên chuẩn bị đủ danh thiếp, bút và sổ để ghi chép. Bạn nên ghi lại những ý chính trong cuộc trao đổi giữa hai bên. Nếu bạn không ghi chép gì, phía Nhật sẽ cho là bạn không nghiêm túc. Người Nhật không chấp nhận suy nghĩ cho rằng tôi không ghi chép vì tôi có trí nhớ tốt. Con người ta rồi cũng có lúc quên. Ngay cả những người có bộ nhớ tuyệt vời cũng thường quên những chi tiết quan trọng. vì vậy tốt nhất là bạn nên ghi chép. Một khi bạn ghi chép, người Nhật cho rằng bạn nghiêm túc trong đàm phán.
Hình minh họa từ internet
Danh thiếp của bạn phải bao gồm đầy đủ thông tin mới nhất và chính xác. Một điểm khó cho người Nhật ở chỗ là nhìn vào danh thiếp, email hoặc fax họ không biết đó là đàn ông hay đàn bà. Sẽ không có vấn đề gì nếu khi trao danh thiếp chỉ có một người, nhưng sẽ phức tạp trong trường hợp tham dự đàm phán có rất người đưa danh thiếp cùng một lúc. Vì vậy trong danh thiếp, email và fax, nếu có thể bạn nên cho ảnh vào hoặc ít nhất cũng nên ghi rõ ” Mr”; “Mrs” hay “Ms” ( ông, bà hay cô).
Không nên cho rằng mọi thứ đều có thể bán được ở thị trường Nhật bản hoặc có thể dễ dàng tìm được ngay đối tác phù hợp chỉ thông qua lời giới thiệu. Không có công ty Nhật nào ngồi chờ bạn cả. Rất hiếm khi một sản phẩm nào đó được bán vào Nhật một cách dễ dàng. Cần hiểu rõ rằng các sản phẩm đó sẽ không được thị trường đón nhận trừ khi nó thực sự phù hợp với thị trường Nhật bản, vì vậy bạn phải bỏ nhiều công sức để bán các sản phẩm của mình.
Một điểm nữa là, có một số ít các mặt hàng bị cấm nhập khẩu vào Nhật Bản hoặc phải có hạn ngạch nhập khẩu. Bạn phải có đối tác tại Nhật và nhờ họ tìm hiểu vấn đề này. Bạn sẽ không phải uổng công khi có đối tác phù hợp, người sẽ đi cùng bạn trên một con đường và giúp bạn được nhiều việc.
Có lần một công ty nước ngoài có kế hoạch đến làm việc tại Nhật Bản trong vài ngày để thảo luận việc kinh doanh với đối tác Nhật bản. Họ nhờ chúng tôi thu xếp cuộc hẹn với công ty Nhật phù hợp. Mặc dù chỉ là một thông tin ngắn nhưng chúng tôi đã bố trí lịch làm việc với một số công ty Nhật phù hợp cho công ty đó. Vì Thứ 2 tuần sau là đại diện của các công ty Nhật đến làm việc, nên Thứ 6 của tuần ngay trước đó chúng tôi gọi điện hỏi công ty nước ngoài là đoàn ở khách sạn nào. Lúc đó chúng tôi vô cùng sửng sốt khi nhận được thông tin là đoàn của công ty nước ngoài đó không xin được visa và có thể phải huỷ chuyến đi.
Sau khi vượt qua được cú sốc trước thái độ vô trách nhiệm của công ty này chúng tôi vô cùng thất vọng. Người ta không hề bận tâm đến sự phiền toái mà mình đã gây ra cho người khác. Chúng tôi đã rất vất vả để thu xếp cuộc hẹn cho họ vậy mà họ đã huỷ nó không một chút áy náy. Họ cũng không để tâm đến việc đánh mất lòng tin đối với khách hàng. Những công ty kiểu như vậy sẽ không bao giờ tìm được bạn hàng ở Nhật bản. Nên chăng, trước khi nhờ thu xếp cuộc hẹn, bạn phải chắc chắn rằng bạn đã trình xin visa và chắc chắn có visa.
Có thể bạn sẽ thấy có sự tương phản trong phần trình bày của tôi ở phần trên là người Nhật không thích bị thúc ép trong kinh doanh nhưng bạn có thể thúc đẩy họ đối với một bản chào hàng cụ thể. Bạn có quyền làm như vậy nếu bạn không nhận được trả lời (ví dụ sau 2 tháng) cho bản chào hàng mà bạn đã tốn công, tốn tiền và nhân lực để làm ra nó. Sẽ không hay nếu bạn thúc người ta phải trả lời ngay sau khi bạn đưa ra chào hàng, nhưng bạn có thể giục họ trả lời sau 2 tháng im lặng. Không có lý do gì để bạn do dự khi làm điều này. Phía Nhật Bản phải có nghĩa vụ trả lời đối với bản chào hàng và những nỗ lực của bạn đáng được như vậy. Bạn có quyền mong đợi câu trả lời, không nên từ bỏ nó.
Một sự thật là người Nhật đòi hỏi chất lượng rất khắt khe. Có rất nhiều mặt hàng có chất lượng được bày bán ở các cửa hàng 100 Yên, đồng thời người Nhật cũng rất quan tâm đến các mặt hàng có thương hiệu. Dân chúng mua các sản phẩm có nhãn mác, đánh giá chất lượng thông qua nhãn mác vì họ không có khả năng phân biệt chất lượng hàng hóa. Trong khi đó ở Nhật khách hàng được coi là thượng đế.
Nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng, những nhà nhập khẩu trung gian giữa người sản xuất ở nước ngoài với người tiêu dùng ở Nhật bản cũng đòi hỏi khắt khe về chất lượng từ người sản xuất. Vì thế các nhà sản xuất bị yêu cầu phải trồng những quả dưa chuột , củ cải và cà rốt thẳng mặc dù hình dáng của chúng chẳng liên quan gì khi ta ăn nó. Tôi tin là phía Nhật bản cũng cần phải bớt khắt khe hơn và hy vong những đòi hỏi chất lượng quá mức ấy sẽ giảm bớt. Nhưng trước mắt bạn cứ phải thảo luận chi tiết về chất lượng hàng hóa trước khi ký hợp đồng.
[Để xem các bài viết khác có cùng chủ đề “Thị trường Nhật Bản”, vui lòng nhấn vào đây]
(Theo Vietrade – 02/2009)
